新型无纸化会议系统建设与应用

办公打印,消耗纸张是必不可少的,也自然占了一部分成本,而无纸化办公既可以降低成本,又可以提高办公效率,提高工作水平,还能节省大量资源,减少污染。据了解,如果一个大城市能够全面实行无纸化,可节省高达 近百亿元,所带来的环境效益,更是不可估量。


近些年,随着信息技术的迅猛发展,无纸化办公的进程已经取得了显著的成效,无纸化会议系统已经越来越广泛的应用到各个领域。 作为办公系统的重要组成部分的会议系统,其升级的最终目标是使会议更环保、更节能、更高效、更舒适,使会议室这一决策圣地成为高科技的展示、使用和创造的发源地。


调峰调频发电公司在日常办公工作中, 经常需要召开各种大、小会议,而传统会议都是基于纸质资料进行组织,纸质资料对资源浪 费比较严重,对会议组织准备要求较高,并且与会人员查阅资料不甚方便,资料保密性也比 较难以掌控。前几年,为了贯彻国家关于加强节能工作的安排,落实节能减排的政策措施, 履行中央企业带头节约资源和保护环境,带头 完成节能减排任务的社会责任,公司建设了一些基于升降屏的无纸化会议系统,这些系统虽然解决了会议资料电子化的问题,但是,建设 成本高昂,与会人员不能自主查阅资料,资料 保密性差等问题依然存在,新型无纸化会议系 统在充分吸取信息化发展成果的基础上,利用当前先进的电子化技术、无线网络技术,在会 议功能的基础加入了移动终端、资料批注、屏幕共享、权限管理等特色功能,与会人员通过 手持终端(pad,智能手机),在无纸化会议系统无线局域网覆盖范围内,方便地参与到会 议中,查询、批注会议资料也变得更加安全、自主、舒适来实现无纸化会议,同时,也减少了会议纸张的浪费,实现会议召开高效、快捷。


1 新型无纸化会议系统建设


1.1 系统选型


采用B/S 架构,兼容智能手机与平板电脑两种应用模式。部署分服务端集中式部署和现场分布式部署两种方式:


1.1.1集中式


软件采用了Tomcat 发布服务和 MySql 数 据库提供数据库支持,供在公司会议室召开会 议使用,以及供在外地举办会议后从现场服务 器上传会议资料做统一管理查询使用。硬件采用在机房部署两台服务器(一台用于前端应用发布服务,一台用于提供数据库服务),并在 会议室部署无线网络,通过交换机与服务器互 联。


1.1.2分布式


软件采用了 Tomcat 发布服务和 HSQLDB


数据库提供现场数据库支持,现场普通台式电 脑作为现场会议服务器(如有特殊需要,笔记 本电脑也可作为现场会议服务器使用),会议结束后,将会议数据上传到集中管理服务器上。 硬件采用在每个会议室分别部署一套台式机和 无线网络。


结合公司客观条件,项目进度要求,公司对无纸化会议系统的使用需求以及系统运维工 作,列出 12 项指标,每项 10 分,并组织 4 名 专家进行打分,以确定最终的部署方式,分布 式部署方式得到 96 分,高于集中式部署方式 的 81 分,故采用分布式部署方式。


本文通过对新型无纸化会议系统的介绍,给出了一种建设、推广及应用系统的理想方案,作为现代化会议室应用的一种补充。首先,系统的选型及软硬件配置很好地满足了公司的需求;其次,“运陪合一”带来的益处正逐渐体现在系统运维中,系统的特色功能也得到用户的广泛好评;最后,提出的一系列运维改进实践经验,给予会议更牢靠的保障。


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